Kuvaus
Kunnanhallitus, 24.8.2020, § 143, Mico Botnia Oy Ab osakeanti
LAIDno-2020-366
Valmistelija / lisätiedot:
Sinikka Alamylläri, sinikka.alamyllari@laihia.fi, talousjohtaja
Mico Botnia Oy esittää omistajilleen osakeantia, jolla kerätään pääomaa Lumina-hankkeen rahoitukseen. Lumina-hanke käsittää palkka- ja HR-järjestelmien sekä ERP-taloushallintojärjestelmän kehittämisen ja hankkimisen. Palkka- ja HR-järjestelmien sopimukset on solmittu vuonna 2020 ja niiden jalkauttamishankkeet ovat alkaneet toukokuussa. ERP-järjestelmän asiantuntijatyön kilpailutus on avattu Hilmaan 20.4.2020. Lumina-hanke on saanut valtiovarainministeriöltä avustusta enintään 1,2 miljoonaa euroa. Avustus on myönnetty Pietarsaaren kaupungille. Hankkeen tulevaisuuden tavoite on, että hankkeessa rakennetut vakioprosessit otetaan käyttöön laajemmin myös muissa organisaatioissa ja kunnissa Pohjanmaan alueella.
Lumina-hankkeen ensi vaiheen rahoitustarpeeksi on arvioitu 1,9 miljoonaa euroa. Mico Botnia Oy Ab:n hallitus on esittänyt rahoitusta kokouksessa 29.4.2020. Esityksenä on, että 1,9 miljoonan euron rahoitustarpeesta kerätään osakeannilla 10 % eli 190.000 euroa ja 1.710.000 euroa Mico Botnia Oy Ab rahoittaa lainalla. Mico Botnia Oy Ab:n yhtiökokous päätti omistajille suunnatusta osakeannista yhtiökokouksessa 15.6.2020. Lainan takaavat Vaasan kaupunki 2/3 ja Pietarsaaren kaupunki 1/3.
Laihian kunta omistaa 35 Mico Botnia Oy:n osaketta ja omistusosuus yhtiöstä on 3,6 %. Mico Botnia Oy Ab:n yhtiökokous esittää Laihian kunnalle osakeantia, jossa kunta ostaisi 69 osaketta 100 euroa/osake. Kokonaissijoitus olisi 6.900 euroa. Omistusosuus olisi edelleen 3,6 %.
Päätösehdotus
Kunnanhallitus päättää, että Laihian kunta merkitsee Mico Botnia Oy Ab:n osakkeita 69 kappaletta hintaan 100 euroa/osake, kokonaissummaltaan 6.900 euroa.
Päätös
Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän tekemän ehdotuksen.
Merkitään, että talousjohtaja Sinikka Alamylläri oli etäyhteydellä läsnä kokouksessa asiantuntijana § 141-143 ja poistui kokouksesta ennen päätöksentekoa.
_____________________________________________________
Kunnanhallitus, 7.12.2020, § 219
Valmistelijat / lisätiedot:
Sinikka Alamylläri, sinikka.alamyllari@laihia.fi, talousjohtaja
Tarja Vilmunen, tarja.vilmunen@laihia.fi, henkilöstöpäällikkö
Kunnanhallitus päätti 29.4.2019 § 96, että Laihian kunnan palkkahallinnon palvelut hankitaan inhouse-yhtiö Mico Botnia Oy:ltä. Käytännön yhteistyö Mico Botnia Oy:n kanssa on alkanut 1.9.2019.
Lisäksi kunnanhallitus päätti kokouksessaan 24.8.2020 § 143 osallistua alueelliseen Lumina-hankkeeseen, jolla tavoitellaan alueellisestikin talous-, HR- ja palkkaprosessien yhtenäistämistä, alustojen modernisointia sekä tehokkaiden tietojohtamisen työkalujen käyttöönottoa. Mico Botnia Oy toimii hankkeen isäntäorganisaationa.
Lumina-hankkeelle on asetettu seuraavia tavoitteita:
- yksinkertaistaa ja tehostaa organisaatioiden sisäisiä työtapoja
- antaa moderneja työkaluja, jotka tukevat rutiinitöiden automatisointia ja mahdollistavat organisaatioiden hyödyntää robotiikkaa sekä tulevaisuudessa myös tekoälyä
- talous- ja HR-toimintojen prosessikehityksen kautta manuaalisen ja rutiinimaisen työn tehostamista siten, että organisaatioiden resurssien työpanosta hyödynnetään lakisääteisessä substanssityötehtävissä.
Osaprojektissa tavoitellaan organisaatioille laadukasta, ajantasaista ja oikeellista talous- ja HR-masterdataa, johon organisaatioiden johto voi luottaa, ja joka antaa mahdollisuuden tehostaa organisaatioiden julkista päätöksentekoa.
Osana hankkeen toteutusta Mico Botnia Oy on kilpailuttanut palkka- ja HR-järjestelmät. Palkkajärjestelmästä on tehty sopimus CGI Finland Oy:n kanssa ja HR-järjestelmästä on tehty sopimus Solaforce Oy:n kanssa.
Laihian kunnan talousjohtaja ja henkilöstöpäällikkö ovat neuvotelleet Mico Botnia Oy:n kilpailuttamien palkka- ja HR-järjestelmän käyttöönottomahdollisuuksista Laihian kunnassa. Neuvotteluiden aikana on tullut ilmeiseksi, että kilpailutettujen järjestelmien tuottama lisäarvo kunnan tiedolla johtamiseen ja henkilöstöpäätösprosessien laadun parantamiseen on kiistaton.
Nykyiset kunnan järjestelmät ja ohjelmistojen ominaisuudet vaativat paljon työaikaa henkilöstöhallinnon rutiinitehtävien hoitamiseen. Järjestelmistä saadaan suhteellisen vähän suoraan hyödynnettävissä olevaa tietoa tiedolla johtamiseen. Esimerkiksi vuosittain koottava henkilöstöraportti vaatii tietojen keräämistä ja yhdistelemistä eri tietolähteistä. Suurelta osin tämä työ ja tietojen analysointi on tehtävä perustoimisto-ohjelmistojen avulla. Rutiinityö ja tietojen siirtäminen eri alustoilta ja lomakkeilta eri järjestelmiin lisää myös inhimillisten virheiden mahdollisuuksia palkka- ja HR-hallinnon prosessiketjuissa.
Nykytilanteen ongelmakohdat koottuna:
- Henkilötietoja ja päätöksentekoprosesseja on pirstaloitunut useisiin järjestelmiin ja tiedostoihin.
- Nykyistä palkkaohjelmaa ei enää kehitetä organisaation tarpeisiin.
- Raportointiominaisuudet eivät vastaa organisaation tarpeita. Esimerkiksi henkilöstöraportti vaatii manuaalista työtä, esimiehet eivät pysty näkemään omatoimisesti tietoja organisaatiostaan, tietoa ei pysty analysoimaan ja käsittelemään päätöksenteon tueksi.
- Riskienhallinnan näkökulmasta ohjelmistojen käyttöosaaminen organisaatiossa on henkilöstömuutosten vuoksi vuosien varrella kaventunut liikaa.
- Palkkaohjelmassa ei ole tarpeellisia tietoja vuosien aikana tapahtuneista päätöksistä tai muutoksista. Työntekijöiden oman tiedon varassa on liikaa tietoa.
- Rutiinitehtäviin menee liikaa työaikaa.
- Esimiehillä tai henkilöstöllä ei ole itsepalvelun mahdollisuuksia.
Kunnanhallituksen nimeämä parlamentaarinen taloustyöryhmä on antanut raporttinsa kunnanhallitukselle 9.11.2020. Raportissa nostetaan yhdeksi säästökohteeksi henkilöstöjärjestelmien käyttöönotto. Nosto on perusteltu nimenomaan strategisen henkilöstöjohtamisen näkökulmasta.
Lisäksi uudet järjestelmät mahdollistavat kustannusten paremman hallinnan; työtehtävät selkiytyvät, rutiinityö vähenee ja prosessit yhdenmukaistuvat. Myös ylläpitokustannukset ovat kilpailukykyisemmät.
Nykyinen CGI:n Prima-palkkaohjelma on kustannuksiltaan kallis. Vuoden 2020 aikana kunta on maksanut ohjelmasta, ylläpidosta, lisensseistä ym. noin 50.200 euroa. Lisäksi ohjelmatoimittaja laskuttaa jokaisesta päivityksestä ja ohjelmaan tehdystä parantamisesta tai lainmuutosten aiheuttamasta muutoksesta työtuntien mukaisesti.
| ohjelma, ylläpito, lisenssit / v |
50.200 euroa |
| päivitykset, muutokset / v |
7.500 euroa |
| ansioerittelyt |
10.000 euroa |
| Yhteensä / v |
67.700 euroa |
Uuden palkkaohjelman vuosikustannus on sidottu henkilöstön lukumäärään. Nykyisellä henkilöstöllä vuosikustannus on noin 6.300 euroa. Vuoden 2022 alussa osa henkilöstöstä siirtyy Pohjanmaan Hyvinvointikuntayhtymään, jolloin vuosikustannus laskee. Palkkahallinto-ohjelman investointikustannus on noin 50.000 euroa.
| järjestelmäkustannus 1,10 eur x 300 hlöä x 12 kk |
3.960 euroa |
| verkkopalkkakustannus 0,21 eur x 300 hlöä x 12 kk |
756 euroa |
| investointi noin 50.000 eur, jolloin poisto / v |
10.000 euroa |
| Yhteensä / v |
14.716 euroa |
HR-ohjelman vuosikustannus on myös sidottu henkilöstön lukumäärään. Nykyisellä henkilöstömäärällä vuosikustannus on noin 18.000 euroa ja vuoden 2022 alusta lukien noin 13.500 euroa. HR-ohjelman investointikustannus on noin 50.000 euroa.
| pääkäyttäjätukipalvelut 1.131 eur x 12 kk |
13.572 euroa |
| järjestelmäkustannus 3,75 eur x 300 hlöä x 12 kk |
13.500 euroa |
| investointi noin 50.000 eur, jolloin poisto / v |
10.000 euroa |
| Yhteensä |
37.072 euroa |
Uuden palkka- ja HR-ohjelman yhteiskustannus vuodessa on pienempi kuin nykyisen paljon manuaalista työtä aiheuttavan palkkaohjelman kustannus, vaikka investoinnin poistokin lasketaan kokonaiskustannuksiin. Kun investoinnit viiden vuoden kuluttua on kokonaan poistettu, laskee vuosikustannus edelleen.
Talousarvioon 2021 on esitetty palkkahallinto-ohjelmaan 50.000 euroa ja HR-ohjelmaan 50.000 euroa.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Juha Rikala, kunnanjohtaja, juha.rikala@laihia.fi
Kunnanhallitus päättää valtuuttaa talousjohtajan allekirjoittamaan sopimuksen palkka- ja HR-järjestelmistä Mico Botnia Oy:n kanssa, mikäli kunnanvaltuusto hyväksyy vuoden 2021 talousarvion investointiosaan esitetyt määrärahat.
Kunnanhallitus päättää valtuuttaa talousjohtajan sopimaan tarkemmin järjestelmien sisällöstä ja toteutusaikataulusta liitteen mukaisen tarjouksen puitteissa.
Päätös
Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän tekemän ehdotuksen.
Merkitään, että talousjohtaja Sinikka Alamylläri ja henkilöstöpäällikkö Tarja Vilmunen saapuivat kokoukseen asiantuntijoiksi § 219 ja poistuivat kokouksesta ennen päätöksentekoa.