Kunnanhallitus, kokous 24.8.2020

Kuvaus

Perustuslain 12.2. §:n mukaan viranomaisen asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Viranomaisen asiakirjojen julkisuudesta säädetään tavallisen lain tasolla julkisuuslaissa. Tiedon antamiseen viranomaisen asiakirjoista saattaa kuitenkin vaikuttaa myös mm. tietosuojasääntely.

Jotta asiakirja tai tieto sen sisällöstä voidaan antaa, on asiakirja yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa tai tietoa pyyntö koskee (JulkL 13.1 §). Pyyntö on siis tehtävä mahdollisimman selkeästi ja riittävän yksiselitteisesti. Asiakirjan käsite on kattava ja sisältää perinteiset ja sähköiset asiakirjat sekä myös muut teknisillä apuvälineillä luettavat viestit, jotka on talletettu tietylle alustalle. Asiakirjan antamista koskevia määräyksiä sovelletaan myös tietojen antamiseen tulosteena, teknisen käyttöyhteyden avulla, muiden sähköisesti tai siihen verrattavalla tavalla sekä tietojen antamiseen viranomaisen tietopalveluna.

Lähtökohtana tietojensaannissa julkisista asiakirjoista on maksuttomuus. Kunnan on tietopyynnöissä otettava huomioon julkisuuslain 34 §:n maksusäännökset. Tiedon saanti asiakirjoista on kunnissa maksutonta, kun
- asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti
- asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi
- sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään sähköpostitse
- asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin.

Erityistoimenpiteitä vaativasta tiedon tai asiakirjan hausta voidaan periä tiedonhaun vaativuuden mukaan porrastettu maksu. Tiedon esille hakeminen vaatii erityistoimenpiteitä silloin, kun asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä siinä käytettävän asiakirjaluokittelun eikä asiakirjan tunnisteen avulla eikä sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.

Viranomaisen on määriteltävä asiakirjakopioista ja tulosteista perittävät maksut ja julkaistava ne yleisessä tietoverkossa. Edellisen kerran maksuja on tarkistettu 1.12.2008.

Kunnan toimialat, joiden asiakirjojen maksuista ei ole erikseen säädetty tai määrätty, perivät antamistaan asiakirjoista maksuja kunnalle tässä pykälässä määrättyjen periaatteiden mukaisesti.

Päätösehdotus

Esittelijä

Kunnanhallitus päättää hyväksyä liitteen mukaiset asiakirjoista perittävät maksut, jotka tulevat voimaan 1.10.2020.

Päätös

Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän tekemän ehdotuksen siten muutettuna, että kohta 7. Asiakirjojen lähettäminen muutetaan kuulumaan seuraavasti: Lähetettäessä asiakirjoja ja kopioita postitse, faxilla, sähköpostilla tai tietoturvaa vaativat asiakirjat turvapostilla peritään todellisten postimaksujen lisäksi kolmen (3) euron suuruinen lähetysmaksu lukuun ottamatta kohdassa 4. lueteltuja tapauksia.