Kuvaus
Henkilöstöpäällikön viranhaltijapäätöksestä LAIDno-2020-466 on 21.10.2020 saapunut oikaisuvaatimus. Ko. viranhaltijapäätös koskee perusteettoman edun (palkan) takaisinperintää.
Oikaisuvaatimuksen keskeinen sisältö
Oikaisuvaatimuksessa todetaan, että asiaa koskeva 30.9.2020 tehty viranhaltijapäätös on julkaistu henkilötiedoilla. Päätöksen julkaisuversiota on muutettu myöhemmin 5.10.2020 siten, että henkilötiedot on poistettu kotisivuilla olevasta viranhaltijapäätöksestä. Oikaisuvaatimuksessa todetaan, ettei muutettu asia käy ilmi korjatussa julkaisuversiossa. Oikaisuvaatimuksen mukaan on tehty kaksi viranhaltijapäätöstä samasta asiasta ja molemmat on julkaistu tietoverkossa.
Oikaisuvaatimuksessa todetaan, että oikaisuvaatimuksen kohteena oleva viranhaltijapäätös perustuu toiseen viranhaltijapäätökseen LAIDno-2019-322, jonka on tehnyt hankevastaavana toimiva viranhaltija.
Oikaisuvaatimuksen tekijä vaatii henkilöstöpäällikön viranhaltijapäätösten LAIDno 2020-466 mitätöintiä ja uudelleen käsittelyä siten, että päätökset tulee hallinnollisesti uudelleen tarkastella, joka tarkoittaa tässä oikaisuvaatimuksessa luottamuksensuojaperiaatteen toteutumisen tarkastelua.
Oikaisuvaatimuksessa todetaan lisäksi, että Laihian kunnan riskienhallinnan johtamisen käsikirjassa on merkitty viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden vastuut ja velvoitteet. Edelleen oikaisuvaatimuksen tekijä vaatii, että päätöksenteon yhteydessä tulee huomioida riskienhallinnan johtamisen käsikirjassa määritellyt kunnanhallituksen tehtävät Laihian kunnan talouden ja hallinnon seuraamisesta.
Yleistä
Oikaisuvaatimuksen voi tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen.
Kunnallisessa oikaisuvaatimuksessa edellytetään, että oikaisuvaatimuksessa ilmoitetaan mihin päätökseen haetaan oikaisua ja millaista oikaisua vaaditaan sekä millä perusteilla sitä vaaditaan. Oikaisuvaatimuksen voi tehdä sekä laillisuus- että tarkoituksenmukaisuusperusteella. Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.
Laillisuusperusteilla tarkoitetaan tilannetta, jossa päätös on tapahtunut joko virheellisessä järjestyksessä (esimerkiksi asianomaisen kuuleminen on laiminlyöty), päätöksen tehnyt viranomainen on ylittänyt toimivaltansa tai päätös on muuten lainvastainen. Siltä osin kuin erimielisyys päätöksestä ei koske tosiseikkoja tai oikeusnormien soveltamista, kysymys voi olla tarkoituksenmukaisuudesta. Sen arvioinnissa on kyse siitä, millä tavoin tietty toimenpide palvelee hallinnon tavoitteita.
Oikaisuvaatimus voidaan hylätä, jos päätöksessä ei todeta laillisuusvirheitä. Jos oikaisuvaatimus hyväksytään laillisuus- tai tarkoituksenmukaisuusperusteella, alkuperäinen päätös joko kumotaan tai sen tilalle tehdään uusi päätös.
Perusteet palkan takaisinperintään
Kunnan työntekijä on toiminut oman perustehtävänsä ohella hankkeen työntekijänä ja hankekoordinaattorina 1.8.2019 lukien. Elokuussa 2020 hankkeen vastuuvetäjä on pyytänyt hankeraporttia varten tietoja hankkeen kustannuksista. Kustannusten selvittelyn yhteydessä tarkistettiin kunnan asianhallintajärjestelmästä löytyvät viranhaltijapäätökset. Asianhallintajärjestelmässä löytyi hankkeen henkilöstöön liittyviä viranhaltijapäätöksiä vain hankkeen vastuuhenkilön tekemä päätös (LAIDno-2019-322), jossa hankerahoituksesta oli päätetty korvata työntekijän työpanosta. Em. viranhaltijapäätös on tehty kunnan asianhallintajärjestelmässä asialle harkinnanvarainen lisä ja otsikkona on lisätehtävä. Palkkahallinnossa tämä oli käsitelty asianhallintajärjestelmän asian mukaisesti harkinnanvaraisena lisänä, joka maksettiin työntekijälle peruspalkan lisänä.
Hankkeen vastuuhenkilö ei ole työntekijän esimies, eikä hänellä ole hallintosäännön mukaan oikeutta tehdä työntekijään liittyviä palkka- tai muita henkilöstöhallinnollisia päätöksiä. Hankkeen vastuuhenkilönä hänellä on oikeus päättää hankerahoituksen jakaantumisesta. Jatkoselvittelyssä on pyydetty työntekijän esimieheltä tieto työntekijän työajan ja palkan jakaantumissuhteesta varsinaisen työn ja hanketyön välillä. Esimies on ilmoittanut, että työntekijän peruspalkan päälle on sovittu tulevan vain hankkeen koordinaatiotyöstä maksettava lisäkorvaus. Hanketyöstä on sovittu, että työntekijän kokonaistyöaika pysyy ennallaan, mutta hänen työaikansa jakaantuu hanketyön ja varsinaisen työn kesken. Näistä ei kuitenkaan ole tehty toimivaltaisen viranomaisen päätöksiä, jotka olisi tullut toimittaa palkkahallintoon.
Esimies on ilmoittanut henkilöstöpäällikölle 24.8.2020 sähköpostilla, että selvitellessään asiaa työntekijän kanssa he ovat huomanneet, että se osa palkasta, joka olisi tullut olla palkanosaa, onkin maksettu palkanlisänä. Palkkaa on siis maksettu liikaa ja palkan takaisinperinnästä on keskusteltu työntekijän kanssa. Esimiehen sähköpostin mukaan työntekijä on ollut suostuvainen palkan takaisinperintään.
Henkilöstöpäällikkö on pyytänyt kirjallista suostumusta palkan takaisinperinnästä. Suostumus ja selvitys on lähetetty sähköpostilla, mutta ei allekirjoitettuna. Asiasta oli esimiehen mukaan sovittu työntekijän kanssa suullisesti. Henkilöstöpäällikkö pyysi uudelleen kirjallisen allekirjoitetun suostumuksen. Allekirjoitettu suostumus, joka sisälsi myös ehdotuksen takaisinperintäaikataulusta, on allekirjoitettu 21.9.2020.
Oikeus palkan takaisinperintään ja ratkaisuvalta asiassa
KVTES:ssa työntekijän palkan takaisinperinnästä on viittausmääräys työsopimuslakiin. KVTES II luku 20 § 1 mom: Työnantajan oikeudesta kuitata palkkasaamista vastasaamisellaan säädetään työsopimuslain 2 luvun 17 §:ssä. Kuittaamista rajoittavat ulosottokaaren säännökset suojaosuudesta ym. Saatavat on myös oltava selviä, riidattomia ja laadultaan samanlaisia (esim. rahaa).
Henkilöstöpäälliköllä on kunnan hallintosäännön 45 § mukaan oikeus päättää aiheettomasti maksetun palkan takaisinperinnästä.
Viranhaltijapäätöksen julkaisu kunnan kotisivuilla
Kuntalain 140 § edellyttää, että kunnan viranomaisten – myös viranhaltijoiden – henkilöstöpäätöksistä on tiedotettava yleisessä tietoverkossa. Viranhaltijapäätökset, joissa on kuntalain mukainen muutoksenhakuoikeus, julkaistaan kunnan kotisivuilla. Muitakin viranhaltijapäätöksiä on mahdollista julkaista, jos päätöksentekijä arvioi sen tarpeelliseksi tiedottamisnäkökulmasta. Laihian kunnassa viranhaltijapäätösten julkaisu tapahtuu keskitetysti kunnan kirjaamossa.
Henkilötietojen osalta viranhaltijapäätöksen muotoilussa on tärkeää huomioida henkilötietojen suojaus. Päätös ei toisaalta saa olla sellainen, ettei siitä saa selvää mitä on päätetty. Viranhaltijapäätöksistä on poistettava viimeistään julkaisun yhteydessä tiedot, joita ei saa julkaista kotisivuilla.
Henkilöstöpäällikön viranhaltijapäätöksen sisällön vuoksi päätöksestä ei ole voinut jättää henkilötietoja pois. Palkkahallintoon tulee olla päätös, jossa yksilöidään nimeltä henkilö, jolta tulee periä palkkaa takaisin.
Julkaistava versio olisi kuitenkin tullut olla sellainen, josta on poistettu henkilötiedot. Henkilöstöpäällikkö ei ollut riittävällä tavalla ohjeistanut julkaistavan viranhaltijapäätöksen muotoa, jolloin viranhaltijapäätös oli julkaistu muuttamattomana kunnan kotisivuilla. Nimitiedot päätöksestä on poistettu 5.10.2020, jolloin kotisivuja varten on tullut tehdä uusi versio. Kyseessä on kuitenkin päätöksen julkaisuversio, ei uusi viranhaltijapäätös. Järjestelmästä löytyy asiakirjan versiotiedot, eli ko. julkaisulla 1. versio on julkaistu 1.10.2020 ja uusi versio 5.10.2020.
Asiaan liittyvä päätös on ollut kotisivuilla nähtävillä ajalla 1.10.–22.10.2020.
Luottamuksensuoja
Hyvän hallinnon perusteisiin sisältyy muun muassa vaatimus siitä, että viranomaisen toimien on suojattava oikeusjärjestyksen perusteella oikeutettuja odotuksia. Periaate merkitsee ennen muuta yksilön suojaa julkista valtaa vastaan. Luottamuksen suojaamisen keskeisenä sisältönä on, että yksityisen tulee voida luottaa viranomaisen toiminnan oikeellisuuteen ja virheettömyyteen sekä viranomaisten tekemien hallintopäätösten pysyvyyteen. Ilman nimenomaisesti siihen oikeuttavaa säännöstä viranomainen ei voi yksipuolisesti muuttaa virheellistä päätöstään asianosaisen vahingoksi.
Viranomaisen velvollisuus on huolehtia asian riittävästä ja asianmukaisesta selvittämisestä. Riittävällä selvittämisellä tarkoitetaan sitä, että viranomainen hankkii sellaiset tiedot ja selvitykset, joilla se arvioi olevan merkitystä asian ratkaisemiselle.
Asianosaiselle on ennen asian ratkaisemista varattava tilaisuus lausua mielipiteensä asiasta.
Oikaisuvaatimuksessa viitataan hankevastaavan viranhaltijapäätöksen muodostamaan luottamuksensuojaan. Henkilöstöpäällikön pyytämissä selvityksissä on tullut esiin se, että sekä työntekijän että esimiehen kanta palkanlisien suuruudesta on sama. Työntekijä on itse todennut sähköpostissaan 21.8.2020, että hänellä on se tieto, että hänelle maksetaan peruspalkan lisäksi koordinaattoritehtävästä lisäkorvaus. Hanketyöstä saatavasta lisäkorvauksesta ei ole mainintaa missään viestissä ja lisäksi työntekijä on allekirjoittanut selvityksen ja suostumuksensa palkan takaisinperinnästä. Henkilöstöpäällikkö on lähettänyt työntekijälle sähköpostin ennen päätöksentekoaan, missä on kertonut etukäteen päätöksen sisällön ja sopinut takaisinperintäaikataulun joustomahdollisuudesta. Työntekijä on vastannut viestiin kiittäen tiedosta.
Oikaisuvaatimuksessa esitetyt perustelut
Henkilötietojen julkaisu kotisivuilla. Edellä kuvatun mukaisesti päätöksen ensimmäisessä julkaisussa on ollut sellaisia henkilötietoja, jotka olisi tullut poistaa julkaistavasta materiaalista. Henkilöstöpäällikkö on tiedottanut virheestään esimiehelleen.
Virhe on korjattu 5.10.2020 ja nimitiedot on poistettu julkaistusta versiosta. Se, että uudessa versiossa on eri päätöspäivä, johtuu asiakirjan uuden version (luonnos) hyväksymisestä julkaisua varten, joka on tehty 5.10.2020. Päätöksen varsinainen pykälänumero järjestelmässä pysyy samana, koska kysymyksessä on uusi versio ko. päätöksestä, ei uusi päätös. Molemmat versiot ovat myös asianhallintajärjestelmässä. Alkuperäinen viranhaltijapäätös on henkilöstöpäällikön arkistossa ja tiedoksi menneenä kappaleena palkkahallinnossa.
Se, että Laihian kokoisessa kunnassa henkilö voi olla tunnistettavissa myös muista kuin nimitiedoista, pitää paikkansa. Apulaisoikeuskansleri on todennut, että kunnalla on harkintavaltaa arvioidessaan tiedottamisvelvollisuuttaan kuntalaisia ja kunnan henkilöstöä kiinnostavista ja tärkeistä asioista ja punnitessaan julkisuutta ja yksityisyydensuojaa. Tapauksessa, jossa kunnan verkkosivuilla oli julkaistu kunnanhallituksessa käsitelty kantelijan irtisanomista koskeva asia nimineen, liitteineen ja yksityiskohtaisine YT-neuvotteluasiakirjoineen, apulaisoikeuskansleri oli todennut, että ko. tapauksessa tehokas tiedottaminen ei olisi edellyttänyt yksittäisen viranhaltijan nimen mainitsemista yleiseen tietoverkkoon saatettavissa asiakirjoissa. Riittävänä olisi voitu pitää esim. mainintaa pelkästä virkanimikkeestä ja vakanssinumerosta tai vain jälkimmäisestä.
Oikaisuvaatimuksen mukaan henkilöstöpäällikön päätös perustuu hankevastaavan päätökseen. Tämä ei pidä paikkaansa. Viranhaltijapäätöksen perusteeksi on kirjattu hallintosäännön 45 § (ratkaisuvalta) sekä esimieheltä ja työntekijältä saatu kirjallinen selvitys.
Luottamuksensuojan kyseenalaistaminen tilanteessa, jossa asianomainen itse on viestiensä mukaan ollut tietoinen palkanlisän oikeasta suuruudesta ja sen koostumuksesta, ei liene aiheellinen. Se, että palkkaa on maksettu liikaa, ei ole johtunut työntekijästä, vaan päätöksentekoprosessin puutteellisuuksista. Henkilöstöpäällikkö on tehnyt päätöksensä ratkaisuvaltansa puitteissa ja asianomaiselta ja hänen esimieheltään saamansa kirjallisen selvityksen perusteella.
Oikaisuvaatimuksessa todettuihin viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden vastuisiin sekä velvoitteisiin samoin kuin kunnanhallituksen rooliin kunnan talouden ja hallinnon seuraamisesta ottanee kunnanhallitus kantaa oikaisuvaatimusta käsitellessään.
Oheismateriaali: Oikaisuvaatimus sekä henkilöstöpäällikön ja hankevastaavan viranhaltijapäätökset