Kunnanhallitus, kokous 20.2.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 26 Hankinta / Visman palkka- ja HR-järjestelmä

LAIDno-2023-145

Aikaisempi käsittely

Yhteistyötoimikunta, 9.2.2023

Valmistelija

Kaija Metsänranta, hallinto- ja henkilöstöjohtaja, kaija.metsanranta@laihia.fi

Kuvaus

Laihian kunnassa on käytössä palkkajärjestelmänä Prima, mikä on hyvin suppea järjestelmä. HR-järjestelmää ei ole lainkaan. Henkilöstöhallinnon päätökset joudutaan siten tekemään viranhaltijapäätöksin. Päätökset tulevat palkkasihteerille yleensä viiveellä. Lisäksi sähköisen järjestelmän puuttuessa manuaalista työtä on runsaasti mm. sekä esihenkilöillä että palkkasihteerillä. Myöskään ajantasaista raporttia ei pystytä saamaan.

Kunnanhallitus on kokouksessaan 23.1.2023 § 3 hyväksynyt Suupohjan Seutupalvelukeskus Oy:n osakkeiden hankinnan. Osakkeiden omistaminen muodostaa in-house aseman Suupohjan Seutupalvelukeskus Oy:ssä.

Suupohjan Seutupalvelukeskus Oy:n kautta pystytään hankkimaan Visman palkka- ja HR-järjestelmä. Järjestelmä sisältää palkanmaksutoiminnot, matkustuksen hallinnan, kurssihallinnan, sähköisen allekirjoituksen ja sähköisen arkiston.

Palkka- ja HR-järjestelmän hankintavalmistelu esiteltiin kokouksessa. 

Päätösehdotus

Esittelijä

Kaija Metsänranta, hallinto- ja henkilöstöjohtaja, kaija.metsanranta@laihia.fi

  1. Yhteistoimikunta käy keskustelua palkka- ja HR-järjestelmän hankinnasta.
  2. Yhteistyötoimikunta merkitsee palkka- ja HR-järjestelmän hankintavalmistelun tiedoksi.

Päätös

  1. Yhteistoimikunta kävi keskustelua palkka-​ ja HR-​järjestelmän hankinnasta.
  2. Yhteistyötoimikunta merkitsi palkka-​ ja HR-järjestelmän hankintavalmistelun tiedoksi.
Henkilöstöjaosto, 15.2.2023

Valmistelija

Kaija Metsänranta, hallinto- ja henkilöstöjohtaja, kaija.metsanranta@laihia.fi

Kuvaus

Laihian kunnassa on käytössä palkkajärjestelmänä Prima,​ mikä on hyvin suppea järjestelmä. HR-​järjestelmää ei ole lainkaan. Henkilöstöhallinnon päätökset joudutaan siten tekemään viranhaltijapäätöksin. Päätökset tulevat palkkasihteerille yleensä viiveellä. Lisäksi sähköisen järjestelmän puuttuessa, manauaalista työtä on runsaasti mm. esihenkilöillä ja palkkasihteerillä. Ajantasaista raporttia ei pystytä järjestelmästä saamaan.

Kunnanhallitus on kokouksessaan 23.1.2023 § 3 hyväksynyt Suupohjan Seutupalvelukeskus Oy:n osakkeiden hankinnan. Osakkeiden omistaminen muodostaa in-​house aseman Suupohjan Seutupalvelukeskus Oy:ssä.

Suupohjan Seutupalvelukeskus Oy:n kautta pystytyään hankkimaan Visman palkka-​ ja HR-​järjestelmä (Personec F tuoteperheen ratkaisut). Järjestelmä sisältää palkanmaksutoiminnot,​ matkustuksen hallinnan,​ kurssihallinnan,​ sähköisen allekirjoituksen ja sähköisen arkiston. Vismalta hankitaan konsultointi ja koulutus. Visman työmääräarvio n. 27 päivää (1 148 €/pv) .

Vuoden 2023 talousarvioon on varattu määräraha palkka- ja henkilöstöhallinto-ohjelman investointiin 100 000€.

Päätösehdotus

Esittelijä

Kaija Metsänranta, hallinto- ja henkilöstöjohtaja, kaija.metsanranta@laihia.fi

Henkilöstöjaosto päättää esittää kunnanhallitukselle, että Laihian kunnalle hankitaan palkka- ja HR- järjestelmä Suupohjan Seutupalvelukeskus Oy:ltä. 

Päätös

Henkilöstöjaosto päätti esittää kunnanhallitukselle,​ että Laihian kunnalle hankitaan palkka-​ ja HR-​ järjestelmä Suupohjan Seutupalvelukeskus Oy:ltä. Hankinta sisältää Visma Public Oy:n Personec F tuoteperheen ratkaisun SaaS palveluna ja Visma Public Oy:n konsultoinnin ja koulutuksen.

Valmistelija

  • Kaija Metsänranta, hallinto- ja henkilöstöjohtaja, kaija.metsanranta@laihia.fi

Kuvaus

Laihian kunnassa on käytössä palkkajärjestelmänä Prima,​ mikä on hyvin suppea järjestelmä. HR-​järjestelmää ei ole lainkaan. Henkilöstöhallinnon päätökset tehdään viranhaltijapäätöksin. Sähköisen järjestelmän puuttuessa,​ manuaalista työtä on runsaasti. Lisäksi ajantasaista raporttia ei pystytä nykyisestä järjestelmästä saamaan.

Kunnanhallitus hyväksyi kokouksessaan 23.1.2023 § 3 Suupohjan Seutupalvelukeskus Oy:n osakkeiden (250 kpl) hankinnan. Päätös on lainvoimainen 23.2.2023, mikä on myös sovittu kauppakirjan allekirjoituspäiväksi. Osakkeiden omistaminen muodostaa in-​house aseman Suupohjan Seutupalvelukeskus Oy:ssä.

Suupohjan Seutupalvelukeskus Oy:ssä on käytössä Visma Public Oy:n palkka-​ ja HR-​järjestelmä (Personec F tuoteperheen ratkaisut). Järjestelmä sisältää palkanmaksutoiminnot,​ matkustuksen hallinnan,​ kurssihallinnan,​ sähköisen allekirjoituksen ja sähköisen arkiston. Järjestelmän konsultointi ja koulutus tulee Visma Public Oy:ltä. Suupohjan Seutupalvelukeskus Oy:ltä on saatu tarjoukset Personec F tuoteperheen ratkaisuista ja Visma Public Oy:n työmääräarviosta. Visma Public Oy:n työmääräarvio on n. 27 päivää (1 148 euroa/pv). Laihian kunnan vuoden 2023 talousarvioon on varattu määräraha palkka-​ ja henkilöstöhallinto-​ ohjelman investointiin 100 000 euroa.

Palkka- ja HR-järjestelmän hankintavalmistelu on käsitelty yhteistyötoimikunnassa 9.2.2023 ja henkilöstöjaostossa 15.2.2023.

Oheismateriaali: Tarjous, työmääräarvio

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Juha Rikala, kunnanjohtaja, juha.rikala@laihia.fi

Kunnanhallitus päättää, että Laihian kunnalle hankitaan palkka-​ ja HR-​ järjestelmä Suupohjan Seutupalvelukeskus Oy:ltä. Hankinta sisältää Visma Public Oy:n Personec F tuoteperheen ratkaisun SaaS palveluna sekä Visma Public Oy:n konsultoinnin ja koulutuksen.

Päätös

Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän tekemän ehdotuksen.

Merkitään, että esityslistalta puuttunut asian kuvausteksti täydennetään pöytäkirjaan.

Merkitään, että hallinto- ja henkilöstöjohtaja Kaija Metsänranta saapui kokoukseen asiantuntijaksi ja poistui kokouksesta ennen päätöksentekoa.

Muutoksenhaku

I HANKINTAOIKAISUOHJE

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 135 §:n mukaan sellaisen hankintayksikön päätöksen tai muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun korjaamiseksi, johon ei muutoin sovelleta hankintalakia, voidaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (jäljempänä hankintaoikaisu).

Hankintaa koskevasta asiasta voi tehdä hankintayksikölle oikaisuvaatimuksen se, jota asia koskee (jäljempänä asianosainen). Asianosainen on se, jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa.

Hankintaoikaisuvaatimuksen kohde

Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi vaatia hankintayksiköltä hankintaoikaisua. Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee.

Hankintaoikaisuvaatimuksen tekemiselle säädetty aika

Asianosaisen on vaadittava hankintaoikaisua 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä valitusosoituksineen tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Vaatimus on esitettävä määräajan viimeisenä päivänä ennen virka-ajan päättymistä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, voi oikaisuvaatimuksen tehdä ennen viraston aukioloajan päättymistä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Tiedoksianto

Mikäli hankintapäätös on annettu tiedoksi sähköisen asiointilain (laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa, 13/2003) 19 §:n mukaisesti, ja asianosainen on antanut suostumuksensa siihen, että päätös voidaan lähettää hänelle sähköisesti tiedoksi, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi kolmantena päivänä sen lähettämisestä.

Jos tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle, vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei tiedoksiannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. 

Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

 

Hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen sisältö

Hankintaoikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimukset perusteineen. Vaatimuksesta on käytävä ilmi oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi.

Vaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, mikäli ne eivät jo ole hankintayksikön hallussa.

Toimitusosoite

Hankintaoikaisuvaatimus toimitetaan hankintayksikölle.

Hankintayksikön yhteystiedot:

Laihian kunta, PL 13, 66401 Laihia, s-posti: laihian.kunta@laihia.fi

 

II OIKAISUVAATIMUSOHJE

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä:

  • se johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä
  • kunnan jäsen

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua päätöksen lähettämisestä.

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Tiedoksisaantipäivää tai sitä päivää, jona päätös on asetettu nähtäville, ei oteta lukuun oikaisuvaatimusaikaa laskettaessa.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.


Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava:

  • päätös, johon oikaisuvaatimus kohdistuu
  • miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella päätöstä halutaan oikaistavaksi

Oikaisuvaalituksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero. Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Oikaisuvaatimus on toimitettava päätöksen tehneelle viranomaiselle virka-aikana ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valitusasiakirjat toimittaa ensimmäisenä sen jälkeisenä arkipäivänä.

Postiin oikaisuvaatimus on jätettävä niin ajoissa, että se ehtii perille oikaisuvaatimusviranomaiselle oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen kunnanviraston virka-ajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen voi toimittaa ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä myös telekopiona tai sähköpostilla lähettäjän omalla vastuulla siten, että se on käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä valitusajan viimeisenä päivänä ennen virka-ajan päättymistä

Oikaisuvaatimus toimitetaan osoitteella:
Laihian kunta / Kirjaamo
Laihiantie 50, 2. krs, 66400 Laihia tai
PL 13, 66401 Laihia
Sähköposti: laihian.kunta@laihia.fi
Telekopio +358-6-4771 224
Virka-aika arkisin klo 9:00 – 15:00