Kuvaus
Laihian kunnan rakennusvalvonnalla on käytössään Cloudpermit Oy:n toimittama Lupapiste-palvelu, joka sisältää rakennusvalvonnan sähköisen asioinnin, sähköisen arkiston sekä rakennusvalvonnan tiedonhallintaan liittyviä palveluja.
Rakennusvalvonnan paperiarkisto on tarkoitus digitoida ja arkistoida sähköisesti Lupapiste-järjestelmään. Hankinta käsittää paperiaineiston digitoinnin lisäksi digitoitujen asiakirjojen kohdistamisen rakennus- ja lupatietoihin, aineiston massa-arkistoinnin Lupapisteeseen sekä hankkeen toteuttamisen edellyttämän Lupapiste-järjestelmän ohjelmistokehityksen.
Digitointiprojektin toteuttaminen suunnitellulla tavalla edellyttää Lupapiste-järjestelmään tehtävää kehitystyötä, jonka avulla rakennustietoja voidaan hakea käytössä olevista taustajärjestelmistä ja yhdistää digitoitaviin lupa-asiakirjoihin. Hankkeessa hyödynnetään lisäksi Lupapisteen digitointityökaluja, massa-arkistointiominaisuuksia ja järjestelmän sisäisiä tietorakenteita.
Lupapiste-järjestelmän ohjelmistokoodi, tietomallit, tekniset rajapinnat, järjestelmän omat digitointi- ja massa-arkistointitoiminnot sekä järjestelmän jatkokehitysoikeudet ovat Cloudpermit Oy:n hallinnassa. Muu palveluntuottaja voisi toteuttaa esimerkiksi asiakirjojen skannausta, mutta ei ilman Cloudpermit Oy:n osallistumista hankinnan edellyttämiä järjestelmämuutoksia ja ohjelmistokehitystä eikä kokonaisuutta, jossa aineisto käsitellään ja arkistoidaan suoraan Lupapiste-järjestelmän tietorakenteisiin.
Hankinnan jakaminen erillisiin osiin ei siten poistaisi Cloudpermit Oy:n osallistumisen tarvetta järjestelmäkehityksessä ja Lupapisteeseen tehtävässä teknisessä toteutuksessa. Hankinnan jakamiseen liittyisi lisäksi tekniseen yhteensopivuuteen, aineiston yhdenmukaiseen käsittelyyn ja vastuunjakoon liittyviä riskejä.
Hankinnan ennakoitu arvo ylittää hankintalain mukaisen kansallisen kynnysarvon.
Hankintalain (1397/2016) 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, ettei järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.
Edellä esitetyillä perusteilla hankintakokonaisuuden toteuttaminen suunnitellussa muodossa on teknisesti sidoksissa kunnan käytössä olevaan Lupapiste-järjestelmään ja sen kehittämiseen. Hankintayksikkö katsoo tämän vuoksi, että hankintalain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaiset edellytykset hankinnan toteuttamiselle suorahankintana Cloudpermit Oy:ltä täyttyvät.
Kustannusarvio hankinnalle on 85 891,80 euroa ja sille on varattu talousarviossa 2026 ja 2027 määrärahat.
Tarjous esitellään kokouksessa.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Anu S Muurimäki, tekninen johtaja, anu.muurimaki@laihia.fi
Tekninen lautakunta päättää
-
hankkia rakennusvalvonnan paperiarkiston digitoinnin, digitoidun aineiston massa-arkistoinnin Lupapiste-järjestelmään sekä hankkeen edellyttämän Lupapiste-järjestelmän ohjelmistokehityksen suorahankintana Cloudpermit Oy:ltä;
-
todeta suorahankinnan perusteeksi hankintalain (1397/2016) 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaisen teknisen syyn ja järjestelmään liittyvät yksinoikeudet, joiden perusteella hankintakokonaisuuden voi toteuttaa suunnitellussa muodossa vain Cloudpermit Oy; sekä
-
todeta, ettei hankinnalle ole hankinnan tekniset vaatimukset ja kunnan käytössä oleva Lupapiste-järjestelmä huomioon ottaen järkevää vaihtoehtoista tai korvaavaa toteuttamistapaa eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.
-
valtuuttaa teknisen johtajan allekirjoittamaan hankintasopimuksen.
-
että tarjous liitetään kokouspöytäkirjaan.